פגי תוקף למדריכים
כאמור, מערכת המורנ"ה מסייעת למנהל המקצועי של מרכז הצלילה לנהל את צוות המדריכים שלו, אחת התכונות החשובות במורנה היא לחסום מדריך צלילה מלבצע פעולות שהוא אינו מורשה לבצע* במקרים בהם:
אין לו הסמכה מתאימה: למשל, מי שאינו מדריך ניטרוקס לא יורשה לחתום על שיעור ניטרוקס בקורס 2 כוכבים, וכמובן שלא ניתן יהיה להקצות אותו כמדריך בקורסי ניטרוקס וניטרוקס מתקדם.
פגי תוקף: המורנ"ה מבצעת מעקב אחר תוקף של ארבעה נתונים:
- תוקף ביטוח צלילה אישי (שנתי)
- תוקף מדריך פעיל בהתאחדות (שנתי)
- תוקף ריענון עזרה ראשונה והחייאה (דו שנתי)
- תוקף רישיון הדרכה של הרשות לצלילה ספורטיבית (דו שנתי)
דרך מסך המדריכים ניתן לקבל תמונת מצב כללית לגבי פגי התוקף של מדריכי המועדון. בעיון מהיר ניתן לזהות פגי תוקף כאשר אחד או יותר מהתאריכים הנעקבים מוצג באדום או חסר (לא מופיע).
במרכזי צלילה עם צוות גדול מומלץ למיין את הטבלה לפי אחד מהנתונים הנ"ל ע"י לחיצה על התיאור בכותרת העמודה.
בנוסף למסך המדריכים שמחייב את המנהל להיכנס ולבדוק פגי תוקף בצורה יזומה. המורנ"ה מעדכנת את המנהל (והמדריך) ב"דחיפה". כאשר אחד או יותר מארבעת התאריכים לא בתוקף, תוצג למנהל המועדון הודעה קופצת עם הכניסה למורנ"ה ו/או במעבר בין המסכים:
שים לב כי המדריכים הבאים מנועים מביצוע כל פעילות צלילה במועדון שכן פג תוקפו של אחד או יותר מהאישורים הבאים: [פירוט שם המדריך ואילו תאריכים פג תוקפם]
בתחתית החלון הקופץ יש 2 כפתורים:
אני מטפל/ת - יגרום לסגירת החלון וההודעה לא תוצג שוב עד אשר יתווספו מדריכים שפג אחד מהאישורים שלהם ושאינם מופיעים כעת בפירוט.
הזכר לי מאוחר יותר - יגרום לסגירת החלון והצגת ההודעה שוב בעוד 6 שעות.
במקביל, גם מדריך הצלילה יקבל הודעה דומה בכל פעם שינסם לחתום או לבצע פעולה אחרת במורנ"ה
הארכת פגי התוקף
חלק מפגי התוקף מתעדכנים אוטומטית ע"י סנכרון יומי שמתבצע עם מאגר הנתונים (CRM) של ההתאחדות הישראלית לצלילה ואת השאר נדרש המנהל המקצועי לעדכן בצורה ידנית דרך מסך הפרטים האישיים בתיק האישי של מדריך הצלילה
- ביטוח צלילה: תוקף ביטוח הצלילה יתעדכן אוטומטית ברגע שהמדריך יחדש את ביטוח הצלילה שלו בהתאחדות הישראלית צלילה, במקרים חריגים בהם המדריך מחדש ביטוח צלילה שלא דרך ההתאחדות, יכול המנהל המקצועי לעדכן את תאריך תוקף הביטוח בצורה ידנית במסך פרטים אישיים של מדריך הצלילה. במקרה כזה, מומלץ לצרף ללשונית קבצים צילום של תעודת הביטוח החדשה.
- מדריך פעיל: תוקף "מדריך פעיל" יתעדכן אוטומטית ברגע שהמדריך יחדש אותו בהתאחדות הישראלית צלילה
- ריענון עזרה ראשונה והחייאה: תוקף קורס/ריענון עזרה ראשונה והחייאה הינו 24 חודשים. את תאריך תוקף זה מעדכן המנהל המקצועי ידנית במסך פרטים אישיים של מדריך הצלילה. במקרה כזה, מומלץ לצרף ללשונית קבצים צילום של אישור הרענון/קורס ע"ר והחייאה.
- רישיון הדרכה: תוקף רישיון ההדרכה של הרשות לצלילה ספורטיבית הינו 24 חודשים. את תאריך תוקף זה מעדכן המנהל המקצועי ידנית במסך פרטים אישיים של מדריך הצלילה. במקרה כזה, מומלץ לצרף ללשונית קבצים צילום של רישיון ההדרכה.
סנכרון נתונים בין המערכות מתבצע פעמיים ביום בצורה אוטומטית, במקרים שבהם נדרש עדכון נתונים מידי ניתן לבצע עדכון ידני בלחיצת כפתור (מעדכן את תוקף ביטוח הצלילה ו/או ה"מדריך פעיל" בלבד).
סנכרון ע"י המדריך:
לאחר שהמדריך טיפל בחידוש פג התוקף והוא עדיין לא מצליח לבצע פעולות במורנ"ה, עליו להיכנס למסך הפרטים האישיים שבאזור האישי שלו, בחלק התחתון ניתן לראות את התוקף של ארבעת התאריכים הנעקבים ומתחת קיים כפתור עדכון נתונים. לחיצה עתל הכפתור תעדכן את התוקף החדש (תהליך שעלול להימשך מספר שניות).
סנכרון ע"י המנהל:
גם המנהל יכול לסנכרן את פגי התוקף (ביטוח ו/או מדריך פעיל) דרך מסך המדריכים שבאזור האישי של המנהל. בצד השמאלי של טבלת המדריכים יש כפתור עדכון לכל מדריך. העדפנו ליצור כפתור לכל מדריך כיוון שכפתור שמבצע עדכון לכלל המדריכים ברשימה "תוקע" את המורנ"ה עד לסיום עדכון הנתונים לכל המדריכים.
לעיתים, אף על פי שהמדריך טיפל בפג התוקף, התוקף לא מתעדכן במורנ"ה בגלל סוגיה טכנית שמחייבת התערבות ידנית ב CRM של ההתאחדות. במקרה כזה נדרש ליצור קשר עם ההתאחדות ולכן מומלץ לעדכן את פגי התוקף בשעות הפעילות של משרדי ההתאחדות.
*המורנ"ה הינה מערכת ממוחשבת, וכמו בכל מערכת ממוחשבת יש בה באגים. אף על פי שאנחנו עושים ככל יכולתנו להגדיר נכון את פעולות המורנ"ה אנחנו עלולים לפספס משהו ותמיד עלול להיות באג שאנחנו לא מזהים. ולכן על המנהל המקצועי עדיין חלה האחריות המלאה לוודא שכלל פעולות ההדרכה במרכז הצלילה מבוצעות על פי כלל הסטנדרטים וחוק הצלילה.